Zaproszenie oficjalne jest tą formą zaproszenia, które samo prze się wymaga od gościa szybkiej odpowiedzi, która albo będzie potwierdzała jego przybycie, albo będzie odmową. W żadnej sytuacji jednak nie powinno się pozostawiać tego bez jakiejkolwiek reakcji, byłoby to niekulturalne z naszej strony.

Zaproszenia indywidualnych osób

• czasami na zaproszeniu osoby organizujące imprezę zamieszczają dodatkowo swój numer telefonu lub e-mail – w takim wypadku jasnym jest, że powinniśmy odpowiedzieć na zaproszenie w formie maila albo rozmowy telefonicznej; równie dobrze organizatorzy mogą dołączyć do zaproszenia karty zwrotne – pozostaje nam wówczas wyłącznie ich odesłanie; jeżeli jednak żadna z powyższych opcji nie stosuje się do zaproszenia, które otrzymaliśmy, pozostaje na wyłącznie napisanie odręcznego listu z naszą odpowiedzią na zaproszenie;
• wyróżnia się dwa typy odręcznych listów z odpowiedzią na zaproszenie:

Zobacz także: Jak napisać dobre zaproszenie

1. list osobisty (ten typ listu możemy wysłać wyłącznie w sytuacji, gdy osoby zapraszające są naszymi bliskimi znajomymi albo członkami rodziny; pozwala on na bardziej szczegółowe objaśnienie, np. dlaczego nie będziemy w stanie uczestniczyć w wydarzeniu, itp.):

Drodzy Mario i Janie!
Z ogromną przyjemnością przeczytałem zaproszenie dotyczące Waszego ślubu. Nawet nie wiecie, jak bardzo mnie ucieszył ten fakt. Niestety tego dnia, czyli piętnastego maja, nie będę w stanie uczestniczyć w tym uroczystym wydarzeniu wraz z Wami. W tych dniach będę przebywać we Włoszech na bardzo ważnym spotkaniu z klientami mojej firmy. W żadnym razie nie będę w stanie przełożyć tego spotkania na inny termin.
Naprawdę jest mi niezmiernie przykro z tego powodu. Pozostaje mi tylko życzyć Wam cudownego ślubu oraz wspaniałej podróży poślubnej. Mam nadzieje, że wybaczycie mi moją nieobecność i liczę na szybkie spotkanie po Waszym powrocie.
Pozdrawiam serdecznie
Julian