Miesięczny koszt leasingu urządzenia kopertującego wyniesie około 500 zł, czyli znacznie mniej niż wynagrodzenie osób, które zatrudnia się do ręcznego kopertowania. Jest to duża oszczędność zwłaszcza dla tych firm, urzędów czy instytucji, które dziennie wysyłają od kilku do kilkudziesięciu tysięcy listów.

Kopertowanie w oparciu o outsourcing

Jeszcze tańszym rozwiązaniem niż leasing byłby outsourcing całego procesu związanego z kopertowaniem. W takim przypadku koszty maleją do niezbędnego minimum. - Choć zakup maszyny kopertującej na własność jest inwestycją o zdecydowanie szybszej stopie zwrotu, należy pamiętać o możliwości pojawienia się dodatkowych kosztów związanych z serwisem czy amortyzacją urządzeń - mówi Piotr Trawa z firmy Printcom będącej wyłącznym dystrybutorem maszyn kopertujących Hefter na Polskę.

Przeczytaj: Etykieta w biznesie - kontakty damsko-męskie

Wysokie koszty związane z obsługą procesu kopertowania sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na współpracę w modelu opartym o outsourcing. W Polsce takie rozwiązania oferują np. firmy Printcom, Adrex Outsourcing czy MS - Mailing Solutions. Do ich zadań należy personalizacja i segregacja dokumentów według wytycznych klienta, drukowanie, kopertowanie i w końcu bezpieczne dostarczenie do urzędu pocztowego.

- Rola klienta ogranicza się zatem do dokonania comiesięcznej płatności za usługę, której wysokość uzależniona jest od liczby zakopertowanych dokumentów - dodaje Krzysztof Jackowiak z Mailing Solutions.

Korzystanie z maszyny kopertującej lub outsourcing tych usług pozwala na oszczędność czasu, pieniędzy oraz - co nawet ważniejsze - pełną kontrolę nad dokonującym się procesem komunikacji. Bo, jak mówił Henry Ford - Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my. Warte przemyślenia?