Zwracając się do swojego wykładowcy pamiętajmy, że osoba ta nie jest naszą koleżanką lub kolegą i należy jej się szacunek. Dlatego zawsze utrzymujemy w takich sytuacjach formę korespondencji oficjalnej lub półoficjalnej (jeśli jest to nasz kolejny mail do danego adresata). Całkowicie rezygnujemy z wyznaczników korespondencji prywatnej. Z profesorem jest podobnie jak z przełożonym. Nawet jeśli nie zachowuje się wobec nas bardzo zasadniczo, w korespondencji służbowej zachowujemy wszelkie formy oficjalności.

Jak zacząć

Zaczynamy oficjalnie „Szanowny Panie Profesorze”, nie ma mowy o „Witam”. Dopiero w kolejnych mailach można nieco złagodzić naszą oficjalność. Pamiętajmy zawsze o precyzyjnym określeniu tematu maila. W pierwszym zdaniu powinniśmy przedstawić się: określić kierunek studiów, rok, grupę. Przedstawiając problem, zapytanie, prośbę należy unikać roszczeniowych sformułowań typu: niech, musi, powinna Pani/Pan szybko zrobić, a także wyrażeń potocznych. Użycie takich wyrażeń może tylko zniechęcić wykładowcę do naszej osoby.

Jeśli w mailu wysyłamy oficjalne pismo np. prośbę o przedłużenie sesji, to umieszczamy ją w załączniku. W treści maila ograniczając się jedynie do form grzecznościowych i informacji o załączniku. Unikajmy wysyłania maili do wykładowców z dziwnych adresów mailowych typu diablo56@ff, alusi6@kk, dragon@loo. Specjalnie dla celów korespondencji oficjalnej warto założyć sobie adres mailowy z imieniem i nazwiskiem.